Förbered er väl
Att förbereda sig väl är nyckeln till en snabb och smidig granskning. Innan man ingår avtal eller tar andra formella steg med ett certifieringsorgan kan det vara värt att tänka igenom vad man kan göra för att underlätta granskningsprocessen. På så sätt kan man minska både tidsåtgången och kostnaderna för certifieringen. Vi kan konstatera att vissa saker har fungerat bra för tidigare klientorganisationer. Här är några saker att tänka på:
Processledning
Granskningsprocessen och efterföljande åtgärder kräver noggrannhet och förmåga att uppfylla tidsfrister. Det kan vara bra att utse en projektledare som ska hantera och övervaka granskningsprocessen och vara revisionsteamets kontaktperson. Certifieringsorganet ansvarar för att utvärdera fisket, men fisket bör utse en person internt som ansvarar för att fisket uppfyller sina skyldigheter gentemot certifieringsorganet, t.ex. att överlämna nödvändig information och fullgöra tidsfrister.
Det kan också vara bra att utse en liten grupp personer (eller en styrgrupp) som ska se till att granskningsprocessen och efterföljande åtgärder hanteras tidsenligt och effektivt. Gruppen kan vara sammansatt av representanter från branschen (fiskare och beredningsföretag), fiskerimyndigheter och/eller forskningsgrupper och relevanta intressenter. Som alternativ kan man utse en intern projektledningsgrupp.
Sortera informationen
Granskningen bygger på en expertanalys av information av många olika slag och allt ifrån personliga berättelser till forskningsrapporter granskas. Utan denna information kan revisionsteamet inte genomföra utvärderingen av fisket, vilket skulle kunna leda till felaktig poängsättning och felaktiga villkor eller beslut.
En vanlig orsak till förseningar är att det är svårt att få tag på viktig information. Det finns exempel på förseningar som har uppkommit på grund av att revisionsteamet inte fick viss information eller att den presenterades på ett sätt som gjorde det tidskrävande för teamet att granska den. Det är därför viktigt att man redan från början:
• får tydlig information från certifieringsorganet om vilken information som kommer att behövas
• identifierar och åtgärdar informationsbrister
• gör all information tillgänglig för revisionsteamet i god tid inför de första granskningsbesöken.
Genom att samla in information innan granskningen sätter igång kan ni spara både tid och pengar. Varför betala ett certifieringsorgan för att söka efter information som ni redan har och kan lämna till dem?
Intressenternas medverkan
Granskningen har större chanser att lyckas om intressenterna medverkar redan från ett tidigt stadium. En stor del av certifierarnas tid går åt att se till att processen är öppen och omfattar så många parter som möjligt. Det är av avgörande betydelse att ni tar er tid att skapa ett bra och öppet förhållande med intressenterna. Det gör det lättare att få stöd för granskningen och skapa samförstånd om fiskets status.
MSC ger ingående råd till certifierarna om hur man ska hålla samråd med intressenter under granskningsprocessen. För att minimera kostnaderna för er organisation och undvika onödig tidsspillan är det viktigt att ni ger er certifierare så mycket information som möjligt om relevanta intressentgrupper.
Vi föreslår att ni diskuterar granskningen av ert fiske med följande intressentgrupper:
• Statliga och kommunala myndigheter (om inte det är de som ansöker om certifiering) – i de flesta fall förvaltas fisken enligt nationella lagar och regler och det är därför mycket viktigt att få stöd och hjälp från personal och beslutfattare på myndigheter samt statliga och kommunala organ som ansvarar för bestämmelserna, särskilt om förbättringar av fiskets skötsel kräver samarbete mellan myndigheter och bransch. Det är också vanligt att mycket av den information som certifieraren behöver finns hos myndigheterna.
• Miljö- och naturvårdsorganisationer – de kan ge avgörande stöd och hjälp för att förbättra fiskets image och renommé, framför allt i allmänhetens ögon. Om ni kan vinna miljö- och naturvårdsgruppernas förtroende kommer det att hjälpa granskningen att löpa friktionsfritt, vilket i sin tur hjälper fisket. Det är bra att involvera dessa grupper redan i början av processen.
• Branschorganisationer – certifiering medför klara konkurrensfördelar, men det kan vara mer fördelaktigt att samarbeta med andra fiskare än att försöka utesluta dem. Några av de fördelar som uppkommer om flera sektorer inom fisket medverkar i granskningen är delade kostnader, ökad kapacitet och förmåga att säkra marknader där det finns kvantitets- eller kvalitetskrav. MSC har som målsättning att alla fisken ska kunna delta i certifieringsprogrammet. Vi vill förebygga att fisken "åker snålskjuts" (genom att inte certifiera sig, men ändå utnyttja fördelarna från andras certifiering) eller att klientorganisationer hindrar närliggande fisken från att ansluta sig till ett certifikat trots att de är villiga att betala en rättvis del av kostnaderna.
• Andra samhälls- och fiskegrupper – fritidsfiskare, urbefolkning och andra kan fånga fisk som är certifierad eller så kan fiskeområdet vara viktigt för lokala samhällsgrupper. Även dessa grupper måste förstå hur processen går till och medverka i granskningen. Det hjälper både till att skapa stöd för fisket och ser till att eventuella förändringar i fiskets skötsel även kommer dessa grupper till godo.
• Försäljnings- och beredningssektorn – för att få använda miljömärket måste företag i den här sektorn ha ett verifierbart spårbarhetscertifikat från det certifierade fisket. Spårbarhetscertifieringen ger en garanti för att MSC-märkta produkter verkligen kommer från MSC-certifierade fisken. Ni bör meddela era kunder att ni tänker genomgå certifieringsprocessen så att de kan engagera sig i MSC-programmet och använda miljömärket på produkter från ert fiske.
Val av certifieringsorgan
MSC-certifieringen är mer än en enkel revision. För att få ut så mycket som möjligt av granskningen är det viktigt att undersöka de olika certifieringsorganen noga och välja det som ger bäst service och pris utifrån era krav.
MSC:s regler
Certifieringsorganen ackrediteras av ASI för att utföra MSC-certifieringar. Det betyder att ASI har utvärderat certifieringsorganens förmåga att genomföra granskningar och certifieringar av fisken enligt MSC:s standard och certifieringskrav. Det är bara ASI-ackrediterade organ som får granska fisken. Alla certifieringsorgan genomgår regelbundna kontroller för att se till att de uppfyller MSC:s bestämmelser.
En lista över ackrediterade certifieringsorgan finns på MSC:s webbplats. Listan innehåller också certifieringsorgan som har ansökt om ackreditering och är föremål för utvärdering. Även dessa organ kan granska fisken, men övervakas och utvärderas under hela processen noga av ASI och anses inte formellt vara ackrediterade förrän de har slutfört sin första granskning av ett fiske. Det är endast då de har rätt att utfärda certifikat.
Förhållandet mellan er och certifieringsorganet är ett affärsförhållande. MSC får inte betalt för certifieringsprocessen och har inte något ansvar för att övervaka avtalet mellan kunden och certifieringsorganet.
Begär in offerter och intervjua certifieringsorgan
Det finns ingen fast avgift för granskningen av ett fiske. Vi rekommenderar därför att man tar in anbud från fler än ett certifieringsorgan innan man fattar sitt beslut. Det är också bra att be de certifieringsorgan som har lämnat anbud att förklara hur de har kommit fram till sitt pris.
Det är viktigt att certifieringsorganets anbud inkluderar alla delmoment i granskningen och anger den tid varje granskningssteg förväntas ta. Eftersom det är ni som vet mest om hur komplicerat ert fiske är måste ni försäkra er om att alla dessa aspekter beaktas ordentligt i anbudet. Det kan också vara bra att fråga certifieringsorganet om det är risk för kostnadsökningar under processen
På webbsidan Granskningsprocessen steg för steg ges en översikt över de viktigaste stegen i granskningen. Det är viktigt att alla dessa ingår i anbudet. MSC:s certifieringskrav för certifiering av fisken är också ett bra dokument med ingående information om processen.
Andra fisken kan också vara en viktig informationskälla – både fisken som redan har certifierats och sådana som just nu genomgår granskningsprocessen. De kan ge en realistisk bild av granskningsprocessen och mer information om olika certifieringsorgan. På MSC:s webbplats finns kontaktuppgifter till alla anslutna fisken och vi rekommenderar att ni kontaktar dem för att höra om deras erfarenheter. Genom vår sökfunktion Track a Fishery kan ni hitta fisken som liknar ert.
Värde för pengarna
Det är klientorganisationen som i slutänden ansvarar för att certifieringsorganet ger värde för pengarna och kan ge er den service ni behöver. Kom ihåg att det billigaste anbudet inte alltid är det bästa anbudet. De som lämnat det billigaste anbudet kanske inte har tillräcklig kunskap om ert fiske, vilket kan leda till problem längre fram i processen, med förseningar och oförutsedda kostnader som resultat.
Vi rekommenderar att ni kontaktar anbudsgivarna för att diskutera anbuden mer i detalj.
Fatta beslut – vilket certifieringsorgan?
Många olika faktorer måste beaktas när man bedömer anbuden. Ni bör förvissa er om att certifieringsorganet kan:
• hantera kontraktet och projektet effektivt
• tillsätta en kompetent person att leda projektet
• visa att de har goda kunskaper om MSC:s standard och certifieringskrav samt ert fiske
• teckna lämpliga sekretessbestämmelser
visa att de tidigare kunnat samråda effektivt med intressenter
• uppfylla era tidsfrister och lägga upp en realistisk tidsplan för att genomföra granskningen
• identifiera fiskets omfattning och verksamhetsområde, särskilt certifieringsenheten
• tydligt ange vilken information ni behöver lämna under granskningsprocessen
• analysera viktiga frågor för fiskets verksamhet.
Grunden för en väl genomförd granskning är att hitta det certifieringsorgan som är rätt för er och som uppfyller de krav ni ställer.
Samma certifieringsorgan för alla delar av processen?
Klientorganisationer är inte skyldiga att använda samma certifieringsorgan för förberedande granskning, full granskning samt efterkontroll och revision. Det kan dock vara fördelaktigt att använda samma certifierare eftersom goda kunskaper om fisket är viktiga för att processen ska kunna genomföras snabbt och effektivt. Det är viktigt att tänka på hur stort arbete en annan certifierare behöver lägga ner på att sätta sig in i er granskning.
Det kan också vara mycket kostsamt att byta certifieringsorgan. Det är ert ansvar att anbud från andra certifieringsorgan omfattar alla kostnader som kan uppkomma vid byte av certifieringsorgan. Avtalsrättsliga frågor gällande immateriella rättigheter kan också bli aktuella och ni måste reda ut dem med den förra certifieraren innan en ny certifierare kan ta över.
Upprätta avtal
När ni har gjort ert val måste ni teckna ett avtal med certifieringsorganet som gäller under granskningsprocessen. MSC:s certifieringskrav för certifierare kräver att avtal mellan certifieringsorgan och klientorganisation innehåller vissa särskilda villkor, som t.ex. att alla rättigheter och skyldigheter ska anges och att en övergripande tidsram ska ges för granskningen. MSC specificerar dock inte några andra villkor för avtalet, som är hemligt mellan er och certifieringsorganet.
Ni kanske vill att avtalet ska täcka förberedande granskning, full granskning samt efterkontroll och revisioner. Eller så vill ni kanske att varje delmoment ska avtalas separat. Det är upp till er och beror på omständigheterna i det enskilda fallet.
Ni bör också tänka på vilka eventuella roller utomstående parter ska ha, t.ex. branschorganisationer, beredningsföretag och inköpare, särskilt när det gäller deras åsikter om certifieringsprocessens tidsramar och framsteg. Hälso- och säkerhetsfrågor för revisionsteamet när de besöker anläggningen måste också beaktas.
För att undvika missförstånd eller förseningar kan det vara bra om kontraktet specificerar när certifieringsorganet förväntas överlämna olika dokument till er (t.ex. granskningsträdet och det preliminära rapportutkastet) och tidsramar för de olika delmomenten i granskningsprocessen.
Liksom är vanligt i många andra branscher kanske ni bestämmer att betalningen ska anknytas till vissa prestationer. Avtalet bör också specificera de åtgärder ni måste ta för att certifieringsorganet ska kunna genomföra granskningsprocessen.
Det är också viktigt att avtalet tydligt anger vem som äger de eventuella immateriella rättigheter som uppkommer i samband med granskningen. MSC:s uppfattning är att dessa rättigheter tillkommer klientorganisationen och att certifieringsorganet endast ska ha rätt till material de utvecklar själva. Genom att avtala om dessa frågor kan ni försäkra er om att det material ni tillhandahåller och resultaten av den process ni betalar för kan överföras till ett annat certifieringsorgan om ni senare väljer att byta.
Visst ska certifieringsorganet tillhandahålla en service till er, men certifieringsorganet är först och främst ett oberoende organ som ska granska ert fiske enligt MSC:s standard. Certifieringsorganets uppgift är därför inte att uppfylla er önskan om certifiering, utan att genomföra en oberoende, objektiv och vetenskapligt verifierbar granskning. Ni bör hantera era relationer med certifieringsorganet på samma sätt som ni hanterar era andra affärsrelationer.
