Voorbereiden
Een goede voorbereiding is de sleutel voor een snelle en efficiënte beoordeling aan de hand van de MSC-standaard voor duurzam visserij. Het loont om te bedenken hoe u het beoordelingsproces soepel kunt laten verlopen, voordat u officiële overeenkomsten of contracten aangaat met een certificeerder. Dit verkleint de duur en verlaagt de kosten van de certificering.
We hebben voor eerdere visserijen gemerkt dat bepaalde dingen goed hebben uitgepakt. Hieronder volgen enkele ideeën ter overweging:
Het proces beheren
Informatie voorbereiden
Deelname relevante belanghebbenden stimuleren
Een certificeerder kiezen
Het opstellen van het contract
Het proces beheren
Het is belangrijk om veel aandacht te besteden aan het beoordelingsproces en het beheer van activiteiten na een certificering. Het gaat hierbij zowel om de details als de tijdschema's. Wellicht is het handig een persoon aan te wijzen die het beoordelingsproces assisteert en controleert, als projectmanager optreedt en contactpersoon is voor de certificeerder en het beoordelingsteam. Terwijl de certificeerder verantwoordelijk is voor het beoordelen van de visserij, dient iemand binnen uw organisatie ervoor te zorgen dat u voldoet aan uw verplichtingen als de cliënt. Het gaat dan bijvoorbeeld om het leveren van vereiste informatie of het tijdig uitvoeren van actiepunten.
Het kan nuttig zijn om een kleine groep mensen, of stuurgroep, aan te stellen, die ervoor zorgt dat het beoordelingsproces en de vereisten na de certificering tijdig en efficiënt worden geregeld. Deze stuurgroep kan bestaan uit vertegenwoordigers van de branche (vissers en verwerkers), het beheerorgaan van de visserij en/of onderzoeksinstanties en/of relevante belanghebbenden. U kunt echter ook eenvoudigweg een projectbeheergroep binnen uw organisatie opzetten.
Informatie voorbereiden
De beoordeling van de visserij is gebaseerd op een deskundige analyse van informatie. Deze informatie kan vele vormen aannemen, van mondeling tot gedetailleerde wetenschappelijke verslagen. Zonder deze informatie is het beoordelingsteam niet in staat een grondige evaluatie van uw visserij maken. Dat kan leiden tot scores, voorwaarden en een beslissing die de toestand van uw visserij niet nauwkeurig weergeven.
Een veel voorkomende reden die in eerdere beoordelingen voor vertraging zorgde, was de moeizame overdracht van belangrijke informatie. De vertragingen deden zich voor omdat informatie niet beschikbaar werd gesteld. Ook kwam het voor dat de informatie in een vorm werd gegeven die op dat moment voor het beoordelingsteam te tijdrovend was om te ontcijferen. Het is daarom vanaf het begin van het beoordelingsproces van essentieel belang dat:
- uw certificeerder duidelijk aangeeft welke informatie vereist is;
- gaten in de informatie worden geïdentificeerd en aangepakt;
- alle informatie tijdig voor de eerste beoordelingsbezoeken beschikbaar wordt gesteld aan het beoordelingsteam.
U bespaart tijd en geld door de informatie beschikbaar te hebben voordat de beoordeling start. Waarom zou u een certificeerder betalen voor informatie die u al hebt en aan hem kunt geven?
Deelname relevante belanghebbenden stimuleren
Om uw beoordeling de beste kans van slagen te geven, loont het om de inbreng en betrokkenheid van alle relevante belanghebbende groepen vanaf het begin te stimuleren. Een groot deel van het werk van de certificeerder bestaat eruit om ervoor te zorgen dat het proces alomvattend en transparant is. Het is van essentieel belang dat u, als de cliënt, tijd besteed aan het aangaan van goede, open relaties met belanghebbenden. Hiermee creëert u steun voor de beoordeling van de visserij en komt er makkelijker overeenstemming over de status van de visserij.
De MSC heeft uitgebreide richtlijnen voor certificeerders over hoe zij dit overleg met belanghebbenden moeten voeren om aan de beoordelingsvereisten te voldoen. Het is belangrijk dat u uw certificeerder van zoveel mogelijk informatie voorziet over relevante belanghebbende groepen om de kosten van uw organisatie te minimaliseren en tijd te besparen.
We raden aan dat u contact opneemt met de volgende belanghebbende groepen om uw beoordeling te bespreken:
Overheidsinstanties (indien zij niet zelf de cliënt zijn): de meeste visserijen worden beheerd volgens wet- en regelgeving van de regering. De steun van en samenwerking met relevante overheidsambtenaren is dus belangrijk. Dit is vooral het geval als veranderingen ter verbetering van het beheer van de visserij in samenwerking tussen overheid en de visserijsector moeten worden gedaan. Daarnaast beschikken overheidsinstanties vaak ook over veel informatie die de certificeerder nodig heeft voor het uitvoeren van de beoordeling.
Natuur- en milieuorganisaties: natuurorganisaties kunnen invloedrijke bondgenoten zijn die het profiel en de reputatie van uw visserij kunnen verbeteren, vooral wat de publieke beeldvorming betreft. Een vertrouwensband met natuurorganisaties laat uw beoordeling soepel verlopen en is gunstig voor uw visserij. Het is een goed idee om deze groepen vanaf het begin van uw beoordeling erbij te betrekken.
Visserijorganisaties: hoewel met de certificering concurrentievoordelen gepaard gaan, kan het bevorderlijker zijn om met andere visserijen samen te werken in plaats van deze uit te sluiten. Wanneer meerdere groepen vissers aan de beoordeling meedoen, worden er bijvoorbeeld kosten bespaard, wordt de capaciteit vergroot en kunnen nieuwe markten met specifieke specificaties voor hoeveelheid en kwaliteit worden veroverd. De MSC stimuleert een eerlijke en gelijke toegang voor alle visserijen die aan de certificering willen meedoen. We ontmoedigen dat vissers ‘profiteurs' van het systeem worden (door niet aan het beoordelingsproces deel te nemen, maar wel te profiteren van de resultaten) of dat cliënten ‘deurwachters' worden (door vissers in hun omgeving niet te laten deelnemen aan een certificaat, wanneer deze wel een redelijk deel van de kosten willen betalen).
Overige sectoren in de visserij en de gemeenschap: recreatieve vissers, (in bepaalde landen) inheemse vissers en zelfvoorzienende vissers kunnen betrokken zijn bij de vangst van de vissoort die onderdeel is van de MSC-beoordeling. Ook kan bijvoorbeeld een deel van het visgebied belangrijk zijn voor de plaatselijke gemeenschap. Door te verzekeren dat vertegenwoordigers van deze groepen het proces goed begrijpen en deelnemen aan de beoordeling creëert u steun en zorgt u ervoor dat de visserij als een geheel profiteert van eventuele wijzigingen in het beheer.
Commerciële sector / visketen: voor het gebruik van het MSC-ecolabel moeten de bedrijven in de visketen een verifieerbaar Chain of Custody-certificaat hebben van de gecertificeerde visserij. De Chain of Custody-certificering geeft aan kopers van visproducten de garantie dat een MSC-gelabeld product echt uit een visserij komt die volgens de MSC-standaard is gecertificeerd. U dient uw cliënten op de hoogte te stellen van uw keuze om gecertificeerd te worden, zodat zij zich in het MSC-programma kunnen verdiepen en het MSC-keurmerk kunnen gebruiken op producten van uw visserij.
Een certificeerder kiezen
Het MSC-proces is meer dan een audit alleen. Om het maximale uit uw certificering te halen, is het belangrijk dat u de tijd neemt om onderzoek te doen naar geschikte certificeerders en dat u een certificeerder kiest die u de beste service en prijs biedt voor uw behoeften.
Navolging van MSC-vereisten
Certificeerders worden door de ASI goedgekeurd om MSC visserijcertificeringen uit te voeren. Dit betekent dat de ASI hun vermogen heeft geverifieerd om visserijen te beoordelen en te certificeren op basis van de MSC-standaard en –voorwaarden. Uitsluitend door ASI goedgekeurde certificeerders mogen visserijen beoordelen. Alle certificeerders worden regelmatig gecontroleerd om ervoor te zorgen dat deze voldoen aan de MSC-vereisten.
Op onze webpagina 'Een certificeerder zoeken' ('Find a certifyer'; alleen in het Engels beschikbaar) vindt u een lijst met alle goedgekeurde certificeerders. Op deze lijst vindt u ook certificeerders die op dit moment het proces doorlopen om volledig goedgekeurd te worden voor het uitvoeren van MSC-beoordelingen. Deze certificeerders mogen visserijen beoordelen, maar worden gedurende het proces nauwlettend in de gaten gehouden en geëvalueerd door de ASI en worden officieel goedgekeurd zodra de eerste beoordeling is voltooid.
De afspraken tussen u, de cliënt, en de certificeerder zijn van commerciële aard. De MSC ontvangt geen geld voor het certificeringsproces en speelt geen toezichthoudende rol op het contract tussen de cliënt en de gekozen certificeerder.
Prijsopgaven krijgen en certificeerders beoordelen
Er is geen vast tarief voor een certificeringsbeoordeling. U kunt daarom het beste prijsopgaven van meerdere certificeerders opvragen voordat u een besluit neemt en een contract ondertekent. Daarnaast is het verstandig contact op te nemen met de certificeerders die een prijsopgave indienen voor een uitgebreide uitleg over de prijsopgave.
Het is van belang dat elk element uit de beoordelingsfase in de prijsopgave wordt vermeld, inclusief een afdoende termijn die de certificeerder nodig heeft om elke stap van de beoordeling uit te voeren. Aangezien u de meeste kennis bezit over de complexiteit van uw visserij, moet u ervoor zorgen dat u tevreden bent over de manier waarop in de prijsopgave aandacht wordt besteed aan deze aspecten. Wellicht kunt u ook overwegen om samen met de certificeerder uit te zoeken welke factoren tot wijzigingen in de kosten kunnen leiden tijdens het beoordelingsproces.
Op onze webpagina 'Stapsgewijze beoordeling' vindt u een kort overzicht van de belangrijkste stappen van het beoordelingsproces voor visserijen die in een prijsopgave moeten worden genoemd. De MSC certificeringsvoorwaarden ('MSC Certification Requirements'; alleen in het Engels beschikbaar) is ook een handig document met meer informatie.
Daarnaast kunt u waardevolle informatie inwinnen bij andere visserijen, zowel gecertificeerde visserijen als visserijen die, net als u, de beoordeling ondergaan. Deze visserijen kunnen u een eerlijk beeld verschaffen van het beoordelingsproces en feedback geven op de individuele certificeerders. Op de MSC-website vindt u contactgegevens van elke visserijcliënt. We raden u aan contact op te nemen met deze visserijen om van hun ervaringen te leren. Gebruik de webpagina 'Een visserij traceren' ('Track a fishery'; alleen in het Engels beschikbaar) om visserijen te vinden die op uw visserij lijken.
Waar voor uw geld
U als cliënt bent er verantwoordelijk voor dat u waar voor uw geld krijgt van uw certificeerder en dat deze in staat is de door u vereiste dienst te leveren. Vergeet niet dat de goedkoopste prijsopgave niet altijd de beste prijsopgave is. Het is goed mogelijk dat de visserij niet goed is omschreven in de goedkoopste prijsopgave. Dit kan leiden tot problemen op een later tijdstip met vertragingen en mogelijk onvoorziene kosten tot gevolg.
Neem gerust contact op met de certificeerders die een prijsopgave indienen om de redenen achter de hoogte van het bod te doorgronden.
Een besluit nemen – welke certificeerder?
Er zijn een aantal factoren waarmee u rekening moet houden tijdens het evalueren van prijsopgaven. U moet er zeker van zijn dat de certificeerder:
- het contract en project goed kan leiden;
- een gekwalificeerd persoon kan leveren om leiding te geven aan het werk;
- kennis van de MSC-standaard en –certificeringsvoorwaarden en van uw visserij kan aantonen;
- instemt met voorwaarden in het kader van vertrouwelijkheid;
- een effectieve samenwerking met betrokkenen in het verleden kan aantonen;
- aan uw tijdschema’s kan voldoen en een realistisch schema kan opstellen voor het afronden van de beoordeling;
- de relevante omvang en het werkgebied voor uw visserij bepaalt, inclusief de certificeringseenheid;
- duidelijk maakt welke informatie u dient te verschaffen tijdens het beoordelingsproces;
- de belangrijkste punten analyseert die zich voordoen in uw visserij.
Het vinden van de juiste certificeerder voor uw beoordeling, die aan al uw specifieke behoeften kan voldoen, is de basis voor een solide beoordeling.
Dezelfde certificeerder aannemen voor alle werkzaamheden of niet
Als cliënt bent u niet verplicht dezelfde certificeerder te gebruiken voor de voorlopige beoordeling of voorstudie ('preassement'), de volledige beoordeling of de controles na de certificering en de audits. Het kan echter handig zijn om dezelfde certificeerder te gebruiken, omdat kennis van de visserij belangrijk is voor het tijdig uitvoeren van beoordelingen. Het is belangrijk om na te gaan hoeveel werk een andere certificeerder moet verrichten om bekend te raken met uw beoordeling.
Het inschakelen van een andere certificeerder kan ook aanzienlijke kosten met zich meebrengen. Als cliënt dient u er zich van te verzekeren dat de prijsopgaven van nieuwe certificeerders alle kosten beslaan, die gepaard gaan met het overnemen van de uitkomsten en resultaten van het uitgevoerde werk van de andere certificeerder. Er kunnen ook contractuele zaken met betrekking tot het intellectueel eigendom tussen u en uw oorspronkelijke certificeerder bestaan die moeten worden opgelost voordat deze taak kan worden overgenomen door een nieuwe certificeerder.
Het opstellen van het contract
Zodra u een certificeerder hebt gekozen, dient u een contract met de certificeerder te ondertekenen dat gedurende de beoordeling van kracht is. Het document MSC Certificeringsvoorwaarden voor Certificeerders ('MSC Certification Requirements') bepaalt dat in het contract tussen de certificeerder en cliënt uit sommige specifieke bepalingen moeten zijn opgenomen, waaronder de noodzaak om rechten en plichten en een algeheel tijdschema voor de beoordeling uiteen te zetten. De aard en de aanvullende inhoud van het contract worden echter niet door de MSC bepaald en zijn van vertrouwelijke aard tussen u en de certificeerder.
Misschien wilt u de certificeerder met een enkele overeenkomst binden aan de voorlopige beoordeling, de volledige beoordeling en de controles na de certificatie en audits. U kunt er ook voor kiezen voor elk onderdeel een aparte overeenkomst te sluiten. Dit bepaalt u zelf en een en ander hangt af van uw eigen situatie.
U dient ook rekening te houden met de rollen van derde partijen, zoals andere visserijorganisaties, verwerkers of kopers, en in het bijzonder met hun belangen in de planning en de voortgang van de beoordeling. Daarnaast moet er rekening worden gehouden met de arbeidsomstandigheden en veiligheidszaken voor het beoordelingsteam tijdens bezoeken op locatie.
Misschien wilt u in het contract nader bepalen wanneer de certificeerder de verschillende documenten moet afleveren, zodat u deze kunt doornemen (zoals het beoordelingstraject en het voorlopige rapport). Misschien wilt u ook het schema voor de verschillende fases van het beoordelingsproces vastleggen om misverstanden of buitensporige vertragingen te voorkomen.
Zoals met de meeste andere contracten met serviceleveranciers kunnen u en de certificeerder overeenkomen om betalingen te koppelen aan geleverde prestaties; bijvoorbeeld door middel van voltooide projectstappen. Daarnaast dient in uw contract te worden vastgelegd welke verplichtingen u hebt om de certificeerder in staat te stellen het beoordelingsproject af te ronden.
Tenslotte dient u ervoor te zorgen dat het contract duidelijk aangeeft bij wie het intellectueel eigendom rust dat voortvloeit uit het beoordelingsproces. De MSC is van mening dat het intellectueel eigendom aan de cliënt toebehoort en dat de certificeerder slechts haar eigendomsinformatie in bezit zou moeten hebben. Op deze manier verzekert u dat de informatie en producten van het proces waarvoor u hebt betaald kunnen worden overgedragen aan een volgende certificeerder, indien u verschillende certificeerders voor de verschillende delen van het proces aanwijst.
Ook al levert de certificeerder u een dienst, hij blijft een onafhankelijke instantie die op contractbasis is aangenomen om uw visserij volgens de MSC-standaard te beoordelen. De rol van de certificeerder is niet om uw belangen te dienen zodat de visserij wordt gecertificeerd, maar om een onafhankelijke, objectieve, wetenschappelijk verifieerbare beoordeling te leveren. U dient uw relatie met de certificeerder dus te beheren als zijnde een zakelijke relatie.
